Memahi Bagaimana Dunia Event Organizer

Anda pasti sering mendengar kata Event Organizer. Ya, Kegiatan Event Organizer ini begitu menarik bagi kawan-kawan yang suka akan meriahnya dunia hiburan. Saya akan mencoba untuk memaparkan beberapa pengetahuan seputar dunia event organizer supaya anda lebih tahu apa sih itu EO.

A. Event Organizer

Berbicara mengenai event organizer, hal pertama yang harus dipahami yakni kriteria dari event organizer. Istilah ini memang sangat popular, karena kegiatan ini semakin berkembang pesat, dan bahkan kegiatan ini bisa dijadikan sebagai profesi kerja.

Kata organizer sama halnya dengan kepanitiaan. Mulai dari tingkat yang paling rendah seperti acara ‘Perpisahan Sekolah’ hingga tingkat yang besar seperti ‘Promosi Jabatan’, dan semua orang selalu terlibat dengan sebuah kegiatan kepanitiaan.

Organizer, punya ruang lingkup kerja yang luas, sesuai jenis event yang ada, dan perkembangannya. Secara umumnya organizer merupakan suatu kelompok orang yang terdiri dari tim pelaksana, tim pekerja, tim produksi dan tim manajemen yang bertugas melaksanakan operasional suatu program acara. 

Cara kerja EO mempunyai sistem pokok kerja yang sama dengan bidang pekerjaan yang lain. Perbedaannya ada pada klasifikasinya yang dapat diukur dari cakupan wilayah program kerja, beban kerja, dana anggaran dan SDM yang terlibat.

B. 5 Posisi Dalam Event Organizer

Hal selanjutnya adalah mengenai tanggung jawab letak posisi EO. Posisi para pihak yang bersangkutan dengan lingkup wilayah kerja dan tanggung jawabnya adalah:

1. Penyandang Dana

     Dapat berupa sponsor atau instansi/perusahaan yang punya acaranya atau kata lain yang punya ‘hajat’

2. Pelaksana

     Di sini posisi dan peran EO yang realnya yang sesungguhnya karena menjadi pusat dari keseluruhan pihak, maka dari itu pelaksana punya posisi yang sangat vital dan strategis.

3. Performer (Penampil)

    Penampil ini menjadi salah satu kunci daya tarik dari suatu program acara.

4. Penonton (Pengunjung)

   Faktor kehadiran penonton akan menjadi sangat penting dan sebagai suatu keharusan karena merupakan salah satu tolak ukur kesuksesan dari suatu event.

5. Pengamat

   Posisi ini biasanya datang dari kalangan media atau pers, atau bisa dari teman-teman kita sendiri yang tahu acara tersebut. Para pengamat ini lah yang punya pengaruh sebagai humas atau public relation kita secara tidak langsung.

Ilmu yang ada di EO ini tidak semata-mata kita peroleh di bangku sekolah, kursus atau kuliah. EO itu ilmu lapangan yang didapat langsung praktik terjun ke lapangan. Walaupun termasuk ilmu lapangan, tetapi perlu didasari dengan prinsip berpikir secara metodologis dan manajerial yang profesional.

Sistem kerja EO mempunyai pola dasar kerja yang standar, berlaku dimanapun. Beberapa hal yang perlu kita perhatikan sebagai landasan ketika memikirkan untuk memilih EO sebagai profesi antara lain :

Totalitas tinggi dalam bekerja

 -  Kreatif dan inovatif

 -  Kepekaan terhadap situasi dan kondisi pasar

 -  Kemampuan berkomunikasi serta negosiasi

 -  Kemampuan menyusun bussines plan

 -  Rasa percaya Tinggi

 -  Kemampuan menyusun dan analisa keuangan

 -  Bekerjasama dalam tim

 -  Pengembangan seni yang imajinatif

 -  Mampu membuat evaluasi kerja

 - Disiplin

C. Berpikir Kritis dan Detail

EO berbicara mengenai detail dan kerja keras. Di mana pun kita akan bekerja, di tempat tersebut lah akan selalu ada konsep-konsep kerja yang secara teknis mengorganisir sebuah program.

D. Menjual Event.

Dalam prosesnya pasti muncul pertanyaan, bagaimana memperoleh sponsor? Pertanyaan sederhana namun jawabannya bisa beragam. 

EO mendapat keuntungan karena keberhasilan dalam menjual pertunjukkan atau program acara. Khusus untuk pertunjukkan yang masuk kategori profesional yang melibatkan massa dan perusahaan sponsor, kita harus punya pendekatan berbeda. Untuk masuk ke dalam dunia pertunjukkan/showbiz, harus mempunyai bekal yang kuat. Secara fisik dan mental. Tidak bisa hanya sekedar iseng, mengisi waktu, hobi atau coba-coba. Kegiatan ini mempertaruhkan uang dan kepercayaan pihak lain sebagai pendukung.

D. Mendapat untung dari Event

Apapun yang telah dikerjakan, sudah selayaknya mendapat keuntungan dari pekerjaan tersebut. Ada dua klasifikasi yang perlu diperhatikan untuk memperoleh keuntungan dari pertunjukkan yang telah dikerjakan

Pertama. Kita sebagai penyelenggara dibayar oleh pihak lain. Kita mendapat honor (fee) pekerjaan yang menjadi tanggung jawab, dan sesuai target yang sudah disepakati. Fee yang didapatkan melalui proses negosiasi. Biasanya fee berkisar antara 10 sampai 20 persen dari nilai total biaya pelaksanaan. Jangan pernah menyajikan data mark up kepada konsumen. Kita bertanggung jawab untuk mempush harga dari yang supplier berikan. Ini merupakan salah satu cara untuk mendapat kepercayaan dari konsumen.

Kedua. Berusaha untuk mendapat penghasilan sendiri. Cara ini lebih dikenal dengan sebutan promotor. Kita sebagai penyusun perencanaan sebuah event, mencari sponsor dan meneentukan sendiri besaran penghasilannya. Ini merupakan cara kerja yang besar, sangat beresiko. Jika analisa hitungannya tepat, keuntungan besar akan menanti, namun jika meleset, bersiap-siap untuk merugi. Maka dari itu perencanaan yang matang harus dimulai sejak penyusunan proposal.

E. Prospek Masa Depan EO

Para pelaku atau tokoh - tokoh yang sukses membuat sebuah event yakni dari Adrie Subono dan Log Zelebhour. Mereka adalah salah satu contoh dari promotor papan atas negeri ini dan sebagai tolok ukur bahwa prospek masa depan pekerjaan sebagai Event Organizer sangat cerah. Beragam acara selalu kita dengar informasinya setiap hari. Semua kegiatan acara itu merupakan peluang untuk mencoba menggarapnya. Peluang pasar masih sangat terbuka. Keberanian untuk mencoba dengan semangat juang tinggi adalah modal untuk meraih masa depan sebagai EO.

Jika di awal anda sudah berpikir modal dan keuntungan besar, lebih baik buang jauh - jauh. Ttu bukan pemikiran yang baik. EO tergolong sebagai perusahaan jasa. Maka ukuran modal menjadi sangat relatif. Modal utama yang harus dimiliki adalah kemampuan diri, bukan uang dalam jumlah besar. Menikmati proses merupakan suatu keharusan dalam menjalankan bisnis ini. Rasa cinta dan senang akan kegiatan ini sudah menjadi modal untuk membangun EO. Langkah awal yang baik adalah berpikir apa yang sebaiknya akan dipertunjukkan. Dengan begitu seiring berjalannya waktu, anda akan mampu mengelola suatu acara dan keuntungan pun akan datang.